1С:Документооборот 8

Работа ведется с тремя типами документов:

• входящие,
• исходящие,
• внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

• Первичная регистрация входящего документа.
• Рассмотрение.
• Исполнение.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Обычная схема обработки исходящего документа:

• Создание исходящего документа.
• Согласование исходящего документа.
• Утверждение исходящего документа.
• Регистрация исходящего

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Вид документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

• нормативный срок исполнения документов,
• маршруты обработки документов,
• правила формирования регистрационного номера.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нумерация документов

В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Карточка документа

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

Прочие возможности

• В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.
• Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

Коллективная работа и версионирование

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Блокировка файлов пользователем

Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

При попытке отредактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение:

Список занятых файлов отображается на рабочем столе и сразу виден при запуске программы.

Напоминание о занятых файлах автоматически выводится на экран при завершении работы с программой.

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

1С:Документооборот 8	ПРОФ	КОРП
Общие функции для версий ПРОФ и КОРП
Учет входящих документов
Учет исходящих документов
Учет внутренних документов
Учет договоров
Ведение учета по номенклатуре дел
Автоматическая генерация регистрационных номеров
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
Сканирование документов
Распознавание изображений
Автоматическая загрузка файлов из каталогов
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
Учет по организациям
Учет по вопросам деятельности
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
Коллективная работа с файлами любых типов
Хранение и контроль версий
Ведение журнала передачи документов
Настройка личного доступа к документам
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
Сложное согласование документов
Настройка дополнительных связей между документами
Автоматическое заполнение документов по шаблонам
Учет нескольких резолюций по документу
Учет и контроль переадресации входящих документов
Учет и контроль передачи документов
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Многовалютный учет сумм в документах
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
Настройка и использование дополнительных реквизитов
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
Шаблоны бизнес-процессов
Распределенная информационная база
Полнотекстовый поиск любых данных
Обмен данными с типовыми конфигурациями
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
Версионирование объектов
Функции, доступные только в версии КОРП
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Печать регистрационного штампа
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия бизнес-процессов
Остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам