Оставьте заявку
Корзина 0 товаров
на сумму 0 руб
8 (495) 989-45-67
(многоканальный)
8 (495) 510-70-28
время работы: 9:30-18:30
Вход на сайт / Регистрация
avt@avt-1c.ru
zakaz@avt-1c.ru

Главная > Программы 1С > 1С:Документооборот

Автоматизация документооборота, электронный документооборот

от 36 000 рублей

перейти к выбору варианта поставки



Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

  • ГОСТ Р 6.30-2003,
  • ГОСТ Р 51141-98,
  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • Требования ГСДОУ,
  • Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.
Щелкните для увеличения

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Делопроизводство

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

  • входящие,
  • исходящие,
  • внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

  • Первичная регистрация входящего документа.
  • Рассмотрение.
  • Исполнение.

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Обычная схема обработки исходящего документа:

  • Создание исходящего документа.
  • Согласование исходящего документа.
  • Утверждение исходящего документа.
  • Регистрация исходящего

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

  • нормативный срок исполнения документов,
  • маршруты обработки документов,
  • правила формирования регистрационного номера.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Щелкните для увеличения

Нумерация документов

В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Щелкните для увеличения

Карточка документа

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

Щелкните для увеличения

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Щелкните для увеличения

Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

Щелкните для увеличения

Прочие возможности

  • В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.
  • Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

Коллективная работа и версионирование

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

Щелкните для увеличения

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Блокировка файлов пользователем

Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

Щелкните для увеличения

При попытке отредактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение:

Щелкните для увеличения

Список занятых файлов отображается на рабочем столе и сразу виден при запуске программы.

Щелкните для увеличения

Напоминание о занятых файлах автоматически выводится на экран при завершении работы с программой.

Щелкните для увеличения

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

1С:Документооборот 8

ПРОФ

КОРП

Общие функции для версий ПРОФ и КОРП
Учет входящих документов
Учет исходящих документов
Учет внутренних документов

Учет договоров

Ведение учета по номенклатуре дел
Автоматическая генерация регистрационных номеров
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
Сканирование документов
Распознавание изображений
Автоматическая загрузка файлов из каталогов
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
Учет по организациям
Учет по вопросам деятельности
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
Коллективная работа с файлами любых типов
Хранение и контроль версий
Ведение журнала передачи документов
Настройка личного доступа к документам
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
Сложное согласование документов
Настройка дополнительных связей между документами
Автоматическое заполнение документов по шаблонам
Учет нескольких резолюций по документу
Учет и контроль переадресации входящих документов
Учет и контроль передачи документов
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Многовалютный учет сумм в документах
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
Настройка и использование дополнительных реквизитов
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
Шаблоны бизнес-процессов
Распределенная информационная база
Полнотекстовый поиск любых данных
Обмен данными с типовыми конфигурациями
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
Версионирование объектов

Функции, доступные только в версии КОРП

Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Печать регистрационного штампа
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия бизнес-процессов
Остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам